Jak skutecznie zarządzać należnościami w firmie?


Wrz 09 porady kredytowe


Jak skutecznie zarządzać należnościami w firmie?

Zarządzanie należnościami to bardzo ważny proces w każdej firmie, w której stosuje się odroczony termin płatności. Od tego, czy kontrahenci uregulują swoje zobowiązanie, zależy często płynność finansowa przedsiębiorstwa i jego bezpieczne funkcjonowanie na rynku.

86% polskich przedsiębiorstw, które brały ostatnio udział w badaniu „Portfel należności polskich przedsiębiorstw”, organizowanym cyklicznie przez Krajowy Rejestr Długów, przyznało, że ma problem z uzyskaniem zapłaty za sprzedane usługi lub produkty. Niestety, opóźnienia w regulowaniu należności stają się coraz większe. W II kwartale 2017 roku polskie firmy musiały średnio czekać 3 miesiące i 13 dni na zapłatę od kontrahentów, czyli o 10 dni dłużej niż w I kwartale bieżącego roku. W ciągu ostatnich ośmiu lat okres oczekiwania na uregulowania wierzytelności wydłużył się o dwa tygodnie. Często takie opóźnienia prowadzą do powstawania zatorów płatniczych, które nadal są jednym z największych problemów prowadzenia biznesu w naszym kraju. Gdy kontrahent nie ureguluje płatności, często przedsiębiorca nie ma pieniędzy, aby uregulować zobowiązanie wobec swojego wierzyciela itd. Nierzadko taki łańcuszek niepłacących podmiotów obejmuje 4-5 firm. Innym poważnym problemem, generowanym przez nieterminowe płacenie należności, jest konieczność ograniczania inwestycji. 25,8% przedsiębiorstw zrezygnowało z takich inwestycji w II kwartale 2017 roku właśnie z powodu opóźnień w spłacie należności. Niestety, prognozy nie są optymistyczne. 16,2% polskich firm przewiduje, że w kolejnych kwartałach 2017 roku problem z nieterminowym regulowaniem należności przez kontrahentów będzie jeszcze bardziej się nasilał (źródło: https://krd.pl/Centrum-prasowe/Raporty/2017/Portfel-naleznosci-polskich-przedsiebiorstw—lipiec-2017). Jednak dzięki odpowiedniemu zarządzaniu należnościami można przynajmniej ograniczyć problemy z płatnościami kontrahentów, a nawet całkowicie wyeliminować zagrożenie utraty płynności finansowej.

Zasady zarządzania należnościami

Właściwe zarządzanie należnościami to proces, do którego warto starannie się przygotować. Jest on o tyle istotny, że pozwala zapobiegać powstawaniu należności przeterminowanych, a jeśli już takie się pojawią, pomaga realizować skuteczną windykację. Właściwe zarządzanie należnościami poprawia przede wszystkim płynność finansową, zabezpiecza przed destabilizacją firmy i ogranicza powstawanie należności przeterminowanych, a jednocześnie obniża koszty utrzymania i obsługi należności. Proces zarządzania należnościami można podzielić na następujące etapy:

  1. Działania prewencyjne

Każdy rozsądny człowiek doskonale wie, że lepiej problemom zapobiegać, niż je rozwiązywać. Podobnie jest z kwestią należności. Zanim nawiąże się współpracę z nowych kontrahentem i zostanie podpisana umowa, warto najpierw sprawdzić klienta, korzystając z różnych ogólnodostępnych źródeł (na przykład z usług wywiadowni gospodarczej, przeanalizowanie dokumentów finansowych), włącznie z opiniami na jego temat w internecie. Należy także sprawdzić, czy nowych kontrahent nie figuruje na listach dłużników. Najlepiej od razu ustalić jasne zasady współpracy, określić reguły realizacji zleceń czy sprzedaży towarów oraz wybrać sposoby zabezpieczania płatności z odroczonym terminem.

  1. Monitorowanie należności

Efektywny monitoring to bardzo ważna część procesu zarządzania należnościami. Warto go rozpocząć już zaraz po podpisaniu umowy z kontrahentem i na bieżąco kontrolować sytuację finansową klienta, korzystając między innymi ze sprawozdań finansowych i sprawdzając regularnie rejestry dłużników. Dzięki temu szybko można wychwycić ewentualne problemy z płynnością finansową kontrahenta i natychmiast podjąć odpowiednie kroki (na przykład ustanowienie dodatkowego zabezpieczenia dla kredytu kupieckiego). Warto wyrobić u pracowników nawyk sprawdzania, czy kontrahent rzeczywiście uzyskał fakturę po jej wystawieniu i stałego kontrolowania spływu należności. Obok faktury warto wystawiać także dokumenty potwierdzające odbiór towaru przez kontrahenta. Każdy taki dokument może ułatwić wygraną, gdyby doszło do sporu z klientem przed sądem.

  1. Windykacja należności

Stałe monitorowanie należności może także ułatwić ewentualną windykację i pozwala na reagowanie, gdy tylko pojawią się opóźnienia w płatnościach. Warto bowiem pamiętać, że im należność starsza, tym trudniej ją odzyskać i jest to kosztowniejsze. Każda niezapłacona faktura to tak naprawdę strata dla firmy, która może wpłynąć na jej stabilność finansową. Dlatego warto prowadzić konsekwentne działania windykacyjne. Należy zacząć od monitów, regularnie upominać się o należność. Warto być jednak otwartym na propozycje kontrahenta, ponieważ może się zdarzyć, że znajdzie się on w trudnej sytuacji finansowej. Wtedy najlepiej wynegocjować bezpieczny dla wierzyciela harmonogram spłaty zadłużenia i podpisać stosowną umowę. Oczywiście może zdarzyć się tak, że dłużnik nie będzie skory do ugody i do uregulowania należności. W takim przypadku dobrze jest skorzystać z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej, a jeśli trzeba, przekazać również sprawę do sądu.

Faktoring jako instrument zarządzania należnościami

W skutecznym zarządzaniu należnościami warto także sięgnąć po odpowiednie instrumenty finansowe jak na przykład faktoring. To skuteczne rozwiązanie, aby uniknąć zatorów płatniczych, a przy okazji szybko pozyskać środki na sfinansowanie bieżącej działalności. Z faktoringu korzysta już coraz więcej polskich firm. W 2016 roku było ich już ponad 7,8 tys., podczas gdy rok wcześniej – 7 tys. W ubiegłym roku faktorzy sfinansowali 7,5 mln faktur, a w 2015 roku – 6,5 mln (źródło: http://faktoring.pl/2017/01/24/faktoring-w-2016-r-urosl-o-20-proc/).

Dzięki faktoringowi przedsiębiorca nie musi czekać, aż kontrahent zapłaci należność, ponieważ przekazuje fakturę faktorantowi, za co otrzymuje od razu nawet 90% jej wartości, a pozostałą część, gdy dłużnik ureguluje zobowiązanie. Dzięki współpracy z firmą faktoringową przedsiębiorca nie musi już sam zajmować się monitorowaniem należności, ponieważ ten proces przejmuje faktorant. W przypadku faktoringu pełnego również ryzyko wypłacalności przechodzi całkowicie na faktora. Korzystanie z faktoringu oznacza natychmiastowy dostęp do finansowania, co często przekłada się na poprawę płynności finansowej firmy. Z drugiej strony faktoring pozwala przedsiębiorcy być bardziej elastycznym we współpracy z kontrahentem i umożliwia znaczne wydłużenie terminu płatności, co dodatkowo może zachęcić klienta do zwiększenia zamówień produktów lub usług. Na ogół kontrahenci stają się także bardziej zdyscyplinowani pod względem regulowania należności, gdy wiedzą, że partner biznesowy korzysta z faktoringu.

Sprawne i skuteczne zarządzanie należnością to kluczowy proces w firmie, który nierzadko wpływa nie tylko na zapewnienie płynności finansowej, ale także ułatwia osiąganie przewagi konkurencyjnej. Gdy przedsiębiorstwo nie musi czekać długo na swoje należności, może spożytkować środki na bieżącą działalność, ale również na realizację okazji inwestycyjnych. Dużym wsparciem w zarządzaniu należnością jest faktoring, z którego mogą z powodzeniem korzystać zarówno małe, jak i duże firmy. Jeśli chcesz sprawdzić, w jaki sposób faktoring pomoże Twojej firmie, skontaktuj się z już teraz dobrym doradcą finansowym.